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Travailler mieux au lieu de plus

Ce dont on se plaint le plus souvent, c’est d’avoir trop de travail et de manquer de temps. Apprendre à gérer son temps est un comportement qui s’impose pour remédier à plusieurs problématiques vécues au boulot. PS propose 10 actions à poser pour mieux travailler tout en réduisant le temps passé au bureau.

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Être plus productif au travail en moins de temps

En optimisant ses heures de travail, on attaque le stress sur plusieurs fronts. On est davantage en contrôle, plus productif et mieux sécurisé dans son poste. On améliore sa satisfaction au travail. Mais plus encore, on se ménage du temps pour se détendre et jouir de la vie. Quoi que vous fassiez, il y aura toujours le même nombre d’heures dans la journée. Le but est d’ajuster vos habitudes de telle sorte que vous ayez plus de temps pour faire les choses qui vous tiennent le plus à cœur. Ceci aura nécessairement des répercussions positives sur votre santé psychologique et permettra de renforcer votre sentiment de bien-être

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1. Lister, planifier, analyser

Planifier régulièrement. Chaque soir, faites la liste des tâches et des projets à terminer. Analysez la liste, dressez un ordre de priorité et allouez un nombre de minutes ou d’heures à chaque activité. Servez-vous d’un semainier pour avoir une vue d’ensemble. 

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2. Miser sur les priorités

Au travail, identifier les priorités. D’après le principe de Pareto, familier aux spécialistes de la gestion, 80% de vos réalisations découlent de 20% de vos efforts. Pensez donc stratégiquement : en quoi consiste cette part de 20% de votre travail qui rend de tels services à votre employeur… et à vous- même ? Une fois que vous l’aurez identifiée, mettez-y toute votre énergie et l’essentiel de votre temps. Apprenez à dire non à tout ce qui n’est pas essentiel. Le temps passé à peaufiner des mémos internes pourrait être plus profitable ailleurs. 

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3. Répartir des responsabilités

Déléguer. Apprenez à confier des tâches à vos subordonnés, à vos enfants ou à des tiers. Au lieu de tondre votre gazon, par exemple, faites-le tondre par un étudiant. 

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4. Se fixer un échéancier

Établir un échéancier. « Il n’y a que le premier pas qui coûte », dit le proverbe. Au lieu de remettre sans cesse au lendemain, c’est une bonne idée de scinder la tâche en plusieurs étapes, et de les attaquer une à une. Autre conseil : si on a de la difficulté à respecter un échéancier, c’est souvent parce qu’on vise la perfection. Rappelez-vous toujours que le mieux est l’ennemi du bien. 

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5. Réserver un moment pour la réfléchir

Du temps pour réfléchir. Réservez un bloc de temps dans la journée où vous n’y êtes pour personne sauf cas de force majeure. Profitez-en pour accomplir les tâches les plus importantes. Fermez la porte de votre bureau, si vous en avez une. Sinon, refusez d’être dérangé. Si quelqu’un insiste pour détourner votre attention, excusez- vous en expliquant qu’il vous est impossible, pour l’instant, de lui accorder l’attention qu’il mérite. 

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6. Faire des suivis rigoureux

Ne pas se laisser dépasser. Pour rester constamment à flot, respectez la règle suivante : exécuter, transférer ou jeter. Prenez connaissance de chaque mémo, message ou courriel. Si c’est important, il faut y donner suite sans tarder, ou charger quelqu’un de le faire. Dans le cas contraire, la poubelle est le meilleur outil de classement. Ayez un dossier marqué À SUIVRE, et revenez-y constamment. 

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7. Regrouper vos appels à un moment précis

Regrouper les appels téléphoniques. Fixez- vous une heure dans la journée pour répondre aux appels que vous avez reçus et en faire à votre tour. Le moment idéal est en fin de journée. Autant que possible, faites savoir à vos interlocuteurs potentiels qu’ils peuvent vous parler à des heures précises. De cette façon, ils ne vous dérangeront pas aux autres moments de la journée. 

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8. Tisser des liens amicaux

Entretenir de bonnes relations au travail. Quelques mots échangés ici et là dans la journée ne nuisent pas au travail, bien au contraire. Cela permet de tisser un lien de solidarité et de se tenir au courant des nouvelles. Racontez une blague ou une anecdote pendant que vous faites marcher le photocopieur ou que vous attendez le début de la réunion. Les équipes de sport et les comités de loisir sont d’excellentes façons de socialiser. 

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9. Être flexible aux imprévus

Une planification soigneuse ne fera rien pour réduire votre stress si vous ne vous accordez pas la liberté d’y faire entorse à l’oc- casion. Il y aura toujours des crises à traverser et des feux à éteindre. Vous aurez du mal à régler, disons, la rédaction d’un texte et vous auriez tort de ne pas terminer parce qu’il est l’heure de passer à autre chose. La « procrastination positive » est l’art de remettre au lendemain pour raisons d’efficacité et non pour raisons de paresse. 

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10. Se prendre d’avance la veille

La journée de travail commence… la veille. Le souper fini, c’est le moment de préparer le lunch du lendemain avant de quitter la cuisine. Prenez le temps de préparer vos vêtements pour le lendemain et ceux des enfants, et de remplir votre porte-documents. Il ne restera plus qu’à vous détendre avant l’heure du coucher.