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Travail: les 5 clés d’une journée efficace

Pour abattre le plus de boulot possible et gagnez de précieuses minutes, suivez nos trucs pour bien organiser vos journées de travail!

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1. Dans les transports en commun, pas une minute à perdre

Plutôt que de rester inactif dans le métro, le bus ou le train, relisez vos dossiers ou épluchez la presse économique, sociale, financière … Bref, tout ce qui peut vous être utile sur le plan professionnel.

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2. Bien gérer son emploi du temps

Cela peut quelque fois signifier faire deux choses en même temps. Ainsi, en arrivant au bureau, avant d’enlever votre veste ou manteau, allumez votre ordinateur. Pendant que vous entrez votre mot de passe et autres identifiants, écoutez les messages sur votre répondeur. Vous gagnerez de précieuses minutes.

Mais savoir gérer son temps peut aussi vouloir dire qu’il ne faut pas prévoir plus que ce qu’on peut faire en une seule journée. Malgré tout, pour réussir à respecter votre planning, voici quelques conseils bien utiles.

Notez à côté de chaque rendez-vous non seulement l’heure à laquelle il devrait idéalement se terminer … Et essayez de vous y tenir.

Réservez un espace dans votre emploi du temps pour les imprévus (Comme on le fait dans un budget, par exemple)

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3. Respecter son rythme biologique pour travailler plus vite

Si vous voulez abattre le plus de travail possible dans la journée, apprenez à respecter votre rythme biologique …, qui est tout sauf un long fleuve tranquille.

Le matin, vous atteignez votre rendement maximal : arrangez-vous pour effectuer à ce moment-là les tâches importantes ou urgentes de la journée. Elles vous prendront deux à trois fois moins de temps.

En début d’après-midi, après le déjeuner, vous connaissez la classique petite baisse de régime due à la digestion. Boire du café fort ne sert à rien : cela ne fait que prolonger le passage à vide. Plutôt que de lutter pour vous tenir à une tâche et d’y consacrer bien plus de temps que nécessaire ou même de risquer d’avoir à recommencer, profitez-en pour vous détendre, discuter avec vos collègues ou effectuer des activités de routine.

En milieu d’après-midi, vous être dans une phase intermédiaire d’efficacité : c’est le moment de vous consacrer à nouveau aux activités importantes.

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4. Prendre des pauses pour se régénérer

Travailler trop longtemps et trop intensément finit par entamer la concentration ; vous risquez de commettre des erreurs sans vous en rendre compte. Une seule solution : la sieste ou la pause.

Loin de vous faire perdre du temps, elles vous permettent de recharger vos batteries. Le meilleur moment pour se détendre se situe après une bonne heure de travail particulièrement intensif. La pause ne doit pas dépasser 10 minutes ; au-delà, elle perd son effet réparateur.

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5. Dire adieu à la réunionnite!

Grosses dévoreuses de temps, les réunions s’avèrent souvent peu fructueuses, voire inutiles. De deux choses l’une : soit vous en être victime, soit vous avez vous-même la manie d’en organiser. Dans les deux cas, il est temps de trouver le bon remède !

Quand vous êtes convié à une réunion, assurez-vous que le sujet qui vous concerne réellement et, dans ce cas, préparez la réunion pour éviter de perdre du temps.

Vous organisez des réunions à tout propos ? Essayez de trouver d’autres solutions qui feront perdre moins de temps à tout le monde : notes de service, e-mails sur l’intranet, rendez-vous en petit comité etc.

Si, malgré tout, une réunion vous paraît vraiment indispensable (Car ça arrive !), définissez clairement son objectif puis passez à l’établissement de l’ordre du jour. (Inutile d’allonger la liste des points à passer en revue) Fixez aussi la durée.